Document Mayhem

Publicado por ICeman - 04/07/08 a las 08:07:29 pm

Bueno, ésta es la clase de cosas que a veces no conviene escribir, a mí mismo no me gusta tanto disclosure.

Como sabrán los seres que me siguen (los que me siguen al pozo :mrgreen: ) estoy trabajando en IBM. Y los que andan por la calle de la informática® saben que IBM está peleada desde hace muchos años con Microsoft. Por eso me extrañó que me dieran una notebook con Windows, y más sabiendo que cada bit en IBM tiene su licencia paga (prohibidísimo instalar un programa trucho)… ¿No existía una frase que decía al enemigo ni agua? ¿Porqué darle de comer a la competencia? A todo esto hay que recordar los aportes de IBM al kernel Linux, que es miembro platinum de la Linux Foundation, y que tiene su propio S.O. llamado AIX que lo usa en servidores (aunque por lo que lo pude probar, sería de lo más incómodo para un desktop).

Pero más incomprensible me pareció el hecho de que se use Microsoft Office, dado que IBM desarrolló el Lotus Symphony, una suite de oficina (basada en el formato Open Document Format) que, al igual que el OpenOffice.org, permite hacer lo mismo que el Microsoft Office: escribir documentos de texto, hacer planillas de cálculo y crear presentaciones.

OK, en cierta forma tengo 3 explicaciones, una de ellas no tiene lógica.

  1. Trabajamos dando servicios a otras empresas y para esas otras empresas es más cómodo mandar un .doc o un .xls y si les mando un .odt o un .ods me mandan a la mierda.
  2. La gente aprendió a usar MS Office en la escuela o en el piratorio (a veces la escuela también es un piratorio) por lo que es más fácil dejarlos que usen lo que saben. En mi humilde opinión: What The Fuck? :???:
  3. En general la gente de sistemas está super-especializada en un área y todo lo que no sea de esa área les chupa un reverendo huevo, ej: a alguien que se encarga de hardware para storage le chupa un huevo el formato de un documento de oficina. Esto también tiene mucho que ver, la división donde estoy no se encarga de documentar cosas.

Nunca había usado el puto Excel en mi vida, y les juro que pensaba que IBM iba a ser el último lugar donde lo usaría.

Pero todo esto fue una simple introducción al problema real… el problema en sí no es el formato de los documentos, sino la metodología de cómo los manejamos. O sea, es un volumen de información muy grande, y todos sabemos que cuando el volumen de información es muy grande hay que usar una base de datos ¿O no?

¿Qué mierda hago con cientos de documentos de Office en una notebook? ¿Cómo los manejo? ¿Cómo hago para averiguar un dato puntual entre toda la documentación? Pierdo un montón de tiempo. Estas son las cosas que me están volviendo loco.

Es lo que yo llamo Document Mayhem. Cientos de documentos individuales, viajan de a decenas por mail cada día, sin tracking de versión, sin repositorio común para todos, sin un puto link a la versión más actualizada. Estoy viendo un documento que puede ser del año pasado y yo ni me entero… ¡mierda!

Ya tenemos una especie de base de datos centralizada, pero es mal usada: le cuelgan documentos de Office adentro…

Y lo que más bronca me da es que Microsoft mismo creó un software para paliar el Document Mayhem, llamado SharePoint Server, pero es para el Office 2007. Y eso por hablar sólo de MS y su “ecosistema”, porque hay mil formas.

Ahora estoy metiendo datos en una Wiki de la intranet a ver si tengo algunos datos críticos más a mano, pero me da una bronca bárbara que todos estemos tan mal acostumbrados a hacer las cosas de esta forma. Repito, no es un problema sólo del soft propietario, si los documentos fueran ODF sería el mismo quilombo pero más barato.

No sé, voy a meterle pata a la Wiki y cada documento de Office que me llegue lo vuelco en la Wiki. Quizás sea un problema sólo mío, y al no estar acostumbrado a usar Office me marea su funcionamiento; y dentro de unos meses le tome la mano… me pregunto ¿Los DBA tendrán estos problemas?

¿Ustedes cómo se manejan en el laburo? ¿Usan cientos de planillas excel en una carpeta? ¿Centralizan todo en una base de datos? ¿Tienen un archivo .pst de 1 Gb? ¿Imprimen todos los datos? :?: me gustaría saber.

11 Comentarios »

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  1. Mozilla Firefox 3.0 Windows XP

    Hoy me parece que Office es más sinónimo de Suite Ofimática que Windows de Sistema Operativo, para la gente.

    A lo que voy, cada día mas gente sabe que hay otros OS’s, pero esa misma gente no sabe que existe OO.org o Lotus.

    Comentario por Guillermo — 4 Julio 2008 #
    Mozilla Firefox 3.0 Windows XP

  2. Opera 9.50 Linux

    Es verdad, y viendo que las otras empresas con las que trabajamos usan Office no nos queda otra más que enviarles documentos de Word y Excel por mail. Pero se me complica bastante a mí acumular la información como viene, no me sirve tener 200 archivos de excel con listados de algo, se vuelve muy engorroso de mantener.

    Comentario por ICeman — 4 Julio 2008 #
    Opera 9.50 Linux

  3. Mozilla Firefox 3.0 Linux

    Hola!

    Hay gente que no tiene presente esos problemas hasta que ya es demasiado tarde para solucionarlos. Y aun asi no siempre les cae la ficha.

    En el trabajo teniamos un repositorio SVN donde colocabamos el codigo fuente, y cualquier otro documento.

    Una wiki es bastante comoda para algunas cosas. Pero si queres poner un .DOC vas a perder un rato largo de tiempo en ajustarle el formato para pasarlo a la wiki.

    Una vez intenté hacer eso con unos documentos sueltos que nos llegaban: cada cierto tiempo llegaban “actualizaciones” de los documentos. En vez de mandarnos el ODT o DOC, nos lo pasaban en PDF el documento entero, y para enterarse qué habia cambiado lo que tuve que hacer fue exportarlo a TXT y ponerlo en una Wiki.

    Pero eso no siempre funcionaba, y habia que editar algunas cosas a mano. En resumen: una perdida de tiempo que se podria haber evitado.

    Si ponés en un repositorio SVN documentos de MS-Word y le haces un diff con la version anterior usando TortoiseSVN, te muestra EN WORD los cambios y modificaciones hechas usando colores y flechas lindas. Eso es algo bastante copado y útil.

    Nunca probé con OpenOffice, pero seguro que otros programas de MS Office se comportan de forma similar, siempre donde tenga sentido; por ejemplo Excel.

    Saludos y éxitos!

    Comentario por AlejoLp — 4 Julio 2008 #
    Mozilla Firefox 3.0 Linux

  4. Opera 9.50 Linux

    Uy Ale, esto del TortoiseSVN que me contás es genial. Voy a ver si me dejan levantar un server nuevo dentro de la LAN, si no lo voy a tener que levantar localmente en mi VM… :( ya con poder ver las diferencias entre las distintas versiones sería feliz.

    Comentario por ICeman — 4 Julio 2008 #
    Opera 9.50 Linux

  5. Mozilla Firefox 3.0 Linux

    Hace raaato que no uso TortoiseSVN (3 meses xD) pero si no mal recuerdo, te dejaba crear un repositorio para uso local (“Create New Repo Here” o algo asi).

    O sea, no necesitas de un server Web o servicio SVN para tener el repositorio andando. No vas a poder accederlo por la red, pero es mejor que nada :p

    Saludos!

    Comentario por AlejoLp — 4 Julio 2008 #
    Mozilla Firefox 3.0 Linux

  6. Mozilla Firefox 3.0 Windows XP

    Hola!

    En la empresa donde trabajo, se usa SVN.
    De hecho, yo hace unas semanas me dedique a documentar todo (me lo pidieron jojo.. documentar como instalar windows para que te des una idea..jooooo) y lo que hice fue crear un repositorio con el Tortoise dentro de mi workstation.
    A mi me sirve, dado que creo procedimientos, y tienen versiones y que tengo que actualizar cada tanto, y publicarlos en el wiki interno de la empresa (Drupal… joder…)
    Por ahora me esta sirviendo…
    Y hablando de documentaciones… algun procedimiento para backups tenes para compartir? jajajaja

    Saludos!

    Comentario por Julian — 5 Julio 2008 #
    Mozilla Firefox 3.0 Windows XP

  7. Debian IceWeasel 2.0.0.14 Debian GNU/Linux

    Estoy atravesando por un problema similar, me viene al pelo este tipo de soluciones, no dudo que lo probare por que realmente es un garron.

    Iceman :P anduve por IBM esta semana que paso, hacia rato que no revisaba mi lector de feeds, no me dan los tiempos para todo, pero en el curso que fui a presenciar tenia una VM cargada con Windows server 2003 que le quedaban 3 dias para activarlo jajaja.

    Saludos…

    Comentario por Nicoman — 6 Julio 2008 #
    Debian IceWeasel 2.0.0.14 Debian GNU/Linux

  8. Mozilla Firefox 2.0.0.14 Linux

    Nico, lo que metas en una VM no cuenta :?: por eso tengo 80 GB de máquinas virtuales en la notebook… :wink:

    Comentario por ICeman — 6 Julio 2008 #
    Mozilla Firefox 2.0.0.14 Linux

  9. Mozilla Firefox 3.0 Windows XP

    Todo en base de datos, hasta los papeles de pago tienen su base de dato y númeración en una carpeta =P
    de esa forma con un search me ahorro mucho tiempo.

    Dios creó las base de datos, y el hombre la programación, qué más queremos?

    Meterlo en una wiki no me soluciona mucho el quilombo, ya que también tengo cientos de excel y demás hierbas dando vueltas.
    A estos también los puse en una db, con su introducción y titulo, de manera tal que busco y me aparecen los links directamente para abrirlos.

    Yo sé que por ser así alá me dará mis 72 virgenes, lo sé.

    Comentario por Nicolas — 7 Julio 2008 #
    Mozilla Firefox 3.0 Windows XP

  10. Internet Explorer 7.0 Windows XP

    Hola:
    Yo uso Subversion en una MV pendiente de pasar a un servidor junto a Trac. Subversion es lo mejorcito que hay en cuanto a gestión de código, pero tiene problemas con formatos que no tengan texto plano, como archivos de Word, Excel, etc… Para los documentos uso Trac, que no es más que un entorno colaborativo para gestión de proyectos que se enlaza con Subversion, tiene un wiki, etc.. La verdad es que para ser software libre está muy bien.
    Y con respecto a la discusión de si Open Office es mejor que Office, etc etc.
    He de decir que vale, muy bonito, pero Open Office y demás ralea son suites de ofimática y office es mucho más. El entorno de colaboración que se puede montar con MOSS es verdaderamente increible. Obviamente si se usa bien y se monta bien. Pero eso tiene costes en tiempo, al igual que Trac. No tienes que pagar por montar Trac tampoco es costoso montarlo, pero no se puede comparar con MOSS.

    Un saludo.

    Comentario por Juanma — 8 Julio 2008 #
    Internet Explorer 7.0 Windows XP

  11. WordPress 2.0.2

    [...] veo que no soy el único que pasa por este infierno. Hace un par de años, nos montaron un Sharepoint, pero entre que es muy [...]

    Pingback por Al otro lado del mostrador » Manejando muchos ficheros de hoja de cálculo… — 8 Julio 2008 #
    WordPress 2.0.2

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